2018年1月20日 星期六

藥局如何進行自動化-藥局自動化如何導入前準備 2014.02.03 黃立人

藥局如何進行自動化-藥局自動化如何導入前準備          2014.02.03  黃立人
   
        最近很多新開的藥局,或以開業一段時間要導入藥局管理系統時,均面臨不知如果選擇自身藥局適合軟體系統,當然很多均會聽先進使用過的經驗,其實很多在觀念上就定位錯了, 選擇合適藥局軟體先要先分析你開藥局的型態,需求譬如是銷售成藥指示藥雜貨等為主要業務的藥局與調劑接受處方箋為主要業務的型態,所使用的軟體與電腦設備架構會不一樣, 投資設備與人力準備是不一樣的, 不過就如上述所說,基本上藥局系統分為銷售為眾與調劑為重兩大類,因為實務上,銷售業務強的藥局,基本上調劑業務會較弱, 重銷售因為零售藥品需要多與客戶進行行銷活動,也因此無法有人力處理調劑處方作業, 反之調劑業務強的再加上藥事照護相關業務,如戒菸衛教等等,對於櫥窗藥品銷售業務會較無暇應付, 還有許多原因先在這裡依我個人的經驗提出我的看法:
  1.) 選擇系統時對於維修人員支援快速較認為該公司最好最可靠,主要要看更新的架構與方式
      才是正道,有人說系統經常會出錯誤就是代表高系統不穩定,這樣的系統就需要工程師天天
      與你見面進行排除,因此最好系統很穩不出錯為上選,更何況,很多問題均是出在硬體或是作
      業系統方面的問題,這些文提均以系統軟體公司無關不是嗎?
  2.) 選擇系統時要考慮是否符合藥局的需求,並能因應藥局的擴大發展而能繼續研發與升級(包
       含硬體與作業系統).
  3.) 系統公司是否願意長期投資開發新功能,因為系統開發是一項費時費成本的投資,是很貴的
       如果是針對少數使用者開發的話,因此能針對藥局市場隨時會增加新功能的軟體公司是最           好的選擇,可以了解該電腦公司如何進行更新與更新方式進行了解
  4.) 要具備電腦化過程中是先會增加人力與成本,因為剛開始電腦化時並須先規劃好進行的作業流程,這是目前藥局最欠缺的

       如果經過上述的初步認識後,開始聊聊藥局自動化如何導入前如何準備上限最有效率,一般藥師導入電腦化第一步就是從基本資料先建立起,以為一定要將相關基本資料全建立完畢才開始上線,殊不知那是最下策的做法,尤其是開店初期,由於需要大量進行產品採購,而且藥局商品目錄尚未成熟固定,一下子要大量地進行基本資料建檔,是一項很大量的工作負擔,我的長期輔導上線的經驗是建議是用藥局的最佳方式為今日事今日畢,配合藥局的日常流程來進行線腦系統上線, 方法要先從藥局開業時,銷售一般正常流程說起,藥局產品大致分為中盤現今類的廣告知名度很高的產品大致由地方盤商進貨或進價最低且能少量進貨並由盤商專人可送藥到店,且每天均能送達藥局,此類產品是藥局迴轉最快的類別藥品,所以除了一些參數基本資料,如類別,單位設定,....等基礎設定外,第一順位就是將中盤類別產品先進行建檔, 建檔時請先配合進貨單同步鍵入,當你能將每日進獲知單據漸入完成,也等於同步已將進貨單內產品均已建檔完成,也表示在放上貨架的商品,電腦內已經完成建檔,在每日同樣一方面補進需要的產品,此動作自我要求依定要今日事今日畢,如果能這樣,其實銷售收銀結帳就能同步啟動上線了, 如此一來,連帳款管理,進貨管理,銷售管理,以及收集客戶資料進行客戶銷售管理也就開始慢慢累積在電腦系統內了,你在這過程作業中主要掌握進貨上架的商品依計畫分批次,視自己處理電腦的能力與人力條件來調整進貨的步伐即可順利進行電腦化作業,而目前以我個人輔導藥局上線的經驗,也發現最多的地雷區, 主要是藥局管理者用自己方法進行電腦化, 在建檔方式方法上出現先後流程問題上面,下面我們來討論一下有和地雷區:
(一).輸入資料人員往往藥師為了鍵資料快速完成,經常會請工讀生或年經助手進行key 單,但此時均有一現象會發生,就是面對不同廠商的進貨單,件資料的人如果不預先經過指導很容易會建錯,經常發生的重大錯誤是單位與進貨數量打錯,如中盤商的估價單血一件 是640元, 一件會被認為是12罐,但可能實際是24罐,,又如進貨單位與數量的誤判等等
(二) .鍵進貨單時候,因為經手人不同,有時或在輸入進貨單時不記著原先鍵的商品名稱,而以為是新近商品, 再建一次品目,以至於資料庫裡同一商品或重複建檔,造成資料錯置,庫存量錯亂,這其實就是藥局庫存無法控制的主要因素之一,我說的事之一,還有很多因素或造成庫存量失控的,而後在談庫存管理再詳細說明, 為了要避免上述情況發生,可以先規劃建資料的作業流程,並制定商品表格,新將進貨單明細轉為預先的商品表單內,先將單位與包裝數量一一轉換後再進行輸入電腦系統, 第二就是遇到新產品建檔一定要指定專人處理以便了解是否是新品要新商品建檔